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“我的档案梦”演讲比赛演讲稿选登:大数据时代深化高校档案利用服务的思考
发布时间:2015/8/19 9:41:56 来源:安徽省铜陵市铜陵学院 周催影 匡定发 被浏览次数:1405
 

[摘要] 中办、国办印发的《意见》中提出要建立健全方便人民群众的档案利用体系,为全方位、深层次、高效率做好高校档案利用服务提供了理论指导和实践支持。目前,随着我国信息化建设的不断深入,数字信息呈爆炸式增长,高校档案利用服务工作也步入了大数据时代。面对海量的数据、异构的文档信息,传统的档案利用服务显然已不能满足时代需求,如何能够更好的在《意见》指导下利用大数据无可比拟的信息技术处理优势来深化高校档案利用服务体系,值得我们探讨与深究。

[关键词] 大数据时代;高校档案; 利用服务

近日,中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(以下简称《意见》)中提出要建立健全方便人民群众的档案利用体系,为全方位、深层次、高效率做好高校档案利用服务提供了理论指导和实践支持。高校档案是学校建设和发展过程的客观见证,完整、准确地反映了学校的历史和现状,对高校管理、教学和科研,对维护师生员工的利益,对促进教育事业发展,对服务经济建设等承担着不可或缺参考和借鉴作用,对于构建和谐校园具有十分重要的现实意义。

随着我国信息化建设的不断深入,数字信息呈爆炸式增长,高校档案利用服务工作正步入大数据时代。面对海量的数据、异构的文档信息,传统的档案利用服务显然已不能满足时代需求,如何能够更好的利用大数据无可比拟的信息技术处理优势来提升高校档案利用服务工作的价值,值得我们探讨与深究。

一、大数据时代高校档案利用服务面临的冲击和挑战

现代信息技术的广泛应用,极大提高了高校档案部门的工作效率,但也给高校档案部门带来了严峻的冲击和挑战。大数据时代背景下与传统的档案馆藏资源相比,数字档案馆馆藏量具有载体形式多、数据量大的特点。电子文件数量的暴增,用户需求的个性化、多样化、高效化、专深化等都对高校档案利用服务工作提出了新的要求。

1.电子文件数量日益增长,要求新的档案利用服务方式。

与以往信息贫乏时代不同,在大数据时代,各单位、部门在日常办公中产生的元数据和文档信息呈爆炸性增长,而最终作为档案保存下来的电子文档也相应的增长,甚至会出现了档案数据“胀库”的问题。在互联网高度发达的当今社会,信息泛滥也给高校档案利用服务带来了困难,也就说在进行档案查询时,往往所需要的信息会被埋没在海量的数据中,如何在大量的档案数据中快速而准确地检索到所需的信息,是高校档案利用服务面临的新问题。此外不同系统之间的档案数据要进行整合,需要统一的元数据标准,这也是高校档案利用服务面临的新挑战。

目前,以计算机为载体的电子文件在人们的日常工作和生活中大量出现,导致了电子文件在文件材料和档案资源中的所占比例迅速上升,高校档案工作的管理对象不仅有纸质档案、音像档案,还包括了电子文件这一新生事物。由于电子文件的整理是利用网络和计算机进行,因此电子文件的利用对档案利用服务工作提出了许多新的要求。

电子文件数据具有系统依赖性和非人工识别性等特点,因此必须依赖网络计算机才能开展电子文件数据的利用服务工作,这对高校档案专兼职工作人员的计算机应用能力提出了更高的要求。大数据时代,由于电子文件数据具有易复制和易更改的特点,在用户利用电子文件数据资源时,高校档案部门必须采取有效的手段来保证电子文件数据的信息未被篡改或变更,同时还要保证未公开的电子文件数据在利用过程中不被不合法的复制或传播。当前,高校档案部门必须开发出一套全新的针对电子文件数据的管理技术和管理方式。

2.多样化的需求对高校档案利用服务工作提出新的要求。

高校档案部门的用户以高学历的知识型用户为主,他们往往比普通公众用户更容易接受新理念,应用新工具。面对海量的信息资源,以及多样的信息获取方式,高校档案用户会率先适应并将新的信息利用模式贯彻于高校资源的利用过程中。他们不再满足传统档案部门必须在规定时间内到规定地点查阅资料的服务方式。同时,他们还需要高校档案部门能提供基于他们兴趣、知识背景等形成的个性化信息服务。为此,高校档案部门必须深入挖掘用户需求,加大档案信息加工力度,为用户提供内涵丰富、获取便捷的档案资源。与传统的档案用户需求相比,大数据时代的档案用户需求主要有开放服务、互动式服务、研究性服务、社会服务等特点。

这就要求高校档案部门主动向社会宣传档案资源,方便用户了解馆藏资源内容、馆藏资源获取方式等,并能主动通过各种方式了解分析用户需求,提供符合其需求的多样化服务方式。

二、大数据时代深化高校档案利用服务的途径和手段

当前,高校档案利用服务已经赋予了新的使命和意义,《意见》中提出要用新的服务形式取代过去传统的服务形式,变“要我服务”为“我要服务”,变被动服务为主动服务,优化资源整合,拓展高校档案利用服务方式。在大数据时代背景下,我们不仅要进行大量的数据集中进行数据分析,挖掘档案数据信息之间的关联,而且要开发档案信息中蕴藏的知识,并通过智能化处理平台服务于用户,最大限度地满足利用者需求,努力提供“一站式”服务,为社会各项建设服务,实现“档案管理及内容的价值全面提升”

1.创新服务形式,拓展高校档案利用服务新渠道,

档案价值必须通过用户的利用才能得以实现,新时期的高校档案服务对象不再局限于本校人员或历史研究者,它突破了地域、职业等方面限制,向社会化方向发展,这就决定了档案部门要扩大服务理念,为社会公众服务。同时要与利用者进行互动,通过网络、问卷调查等方式,了解社会公众关注的热点和重点,做好档案查阅服务,完善查阅方式,简化利用手续,免除利用收费,最大限度满足利用者需求,我们要主动开发档案资源,积极提供档案信息服务,通过报送或推介相关档案信息、举办特色档案展览、编辑出版档案选编、发行音像制品、发布网络视频等多种形式,全方位为社会提供档案信息服务。

2.加大开发力度,打造高校档案利用服务新体系

在《意见》指导下,高校档案利用服务工作人员要加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发,提供深层次、高质量档案信息产品,不断挖掘档案的价值,结合校园数字化建设,努力把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”,更好为学校中心工作、为领导决策、为社会公众服务提供参考信息。

档案的保存和管理是为了利用,在大数据时代,用户对档案资源的需求已不仅仅局限于原始的档案,需求变得更加个性化、多样化。高校档案利用服务工作人员要从服务社会公众出发,根据档案需求从档案资源中挑选所需要的信息资源,并通过去伪存真、去粗取精,将档案资料编撰成深层次、高质量的信息产品,为用户提供全面系统的知识服务,为他们的需求提供基石。档案编研是档案工作人员汲取档案信息精华编制的成果,也可借助当今信息技术的优势,树立互动式服务的新思想,让社会公众参与档案编研,采取双向支持、资源共享的方式来开展档案编研服务工作,。信息技术的迅速发展,让社会公众可以不受时间和空间的限制,通过网络获取到所需信息。这不仅方便社会公众满足自己对档案的需求,同时还方便他们参与档案编研工作;不仅能弥补档案工作人员知识结构单一的局限性、满足用户日益增长的档案需求,还能有效地提高社会档案意识。

另外,高校档案管理部门,也可以通过高校联盟、市校合作来举办档案展览会,通过这种社会服务的方式丰富人们的精神文化生活。同时也可以加强网络校史馆建设,举办特色的校史陈列室,例如我校的沈浩精神传承基地,不仅让公众能够了解沈浩同志自觉践行科学发展观的政治品质,还能让公众了解我校发展的历史。

3.推进数字档案馆建设,深化高校档案利用服务新模式

《意见》要求我们要加快推进传统载体档案数字化,要把数字档案馆(室)建设列入信息化建设整体规划,从人力、财力、物力上统筹安排,切实推进档案存储数字化和利用网络化。数字档案馆是以数字资源为工作对象,它是以知识服务为理念,采用先进的数字信息系统对档案进行现代化管理,将多元、异构的档案数据资源集成整合在一起,使之能够有效地被发现、保存和获取,并将这些珍贵档案数据以封装的标准数据服务或直接访问接口提供给门户系统以及其他应用系统,实现对档案资源的一体化管理。在一体化管理系统支撑下,以原始的档案数据为基础,通过在线服务系统和到馆服务系统,向用户提供不断更新的服务。它具有业务管理自动化、馆藏档案数字化、信息组织标准化、信息存储海量化、信息传递网络化和档案信息社会化等特征。构建基于大数据时代的高校数字档案馆成为高校档案利用服务发展的目标。

高校档案信息一体化管理新系统是由档案采集体系、资源管理和服务体系构成高校档案信息化的主流程业务体系,同时还包括基础设施、技术标准、法规政策和组织机构等构成保障体系。数字档案馆的技术系统具体包括:(1)档案数据汇聚系统:主要由档案数据交换系统和档案编目系统构成。(2)大数据库一体化管理系统:非结构化数据和异构数据库的一体化组织,大数据库在线服务支持系统。(3)在线服务系统:综合检索与服务系统,数据与服务网站系统,网络应用服务系统。(4)前台服务系统:电子阅览系统,借阅服务系统。(5)实体档案库房管理系统:包括实体档案库房管理系统和库房自动监控系统。

4.促进资源共享,构建大数据的高校档案网络互动服务新平台

为了学习贯彻《意见》精神、更好开展服务,高校档案管理部门应该建立一个大数据的高校档案网络互动服务新平台。通过这个平台,实现高校档案馆藏信息资源的共享与利用,推动高校档案馆社会化服务的实现。高校档案部门可以通过网上发布信息、电子邮件服务、在线播放视频信息资源、在线查询目录等途径来维护高校档案信息互动服务新平台,这样能在较大范围内实现高校档案信息资源的共享。从社会服务角度来看,利用网络手段开展高校档案社会化服务,使得外地的档案用户在不受任何时间和地域限制的情况下,及时地获得自己需要的档案资源。高校档案部门通过网络的强渗透性和高覆盖率,使广大用户了解档案馆的服务方式、服务范围和服务性质,从而开发更多档案隐形用户,激活许多隐形的档案利用需求,增加了档案用户的数量,拓展了档案用户的类型,使原来许多潜在的档案用户,在网络传播过程中变为真实的档案用户,从而提高了高校档案的社会认知度和社会利用率。

在这个大数据互动服务平台上,可以通过彰显高校档案在社会前进、学校发展 、个人使用中的利用效果,让用户了解高校档案馆存在的价值;通过宣传介绍馆藏情况、内容指南、检索系统等来展现高校档案信息资源的丰富;通过发布各类规章制度主动引导用户利用丰富的档案信息资源.用户也可以通过这个平台知晓高校档案馆中有何资源为我所用,减少一定的利用盲目性。这个大数据互动服务平台在引导用户的同时,也是在向学校、社会和公众做自我宣传,扩大高校档案的自我影响的机会,从而提升社会地位。

另外,在平台建设中还应提供用户与高校档案管理人员、用户与用户之间交流协作的大数据网络空间。档案用户通过免费注册账户登录平台,向后台工作人员索要所需的档案信息,后台管理人员在验证用户身份后,按照用户的利用权限及需求还有档案开放程度提供不同的回复,对满足条件的用户直接提供所需,帮助其链接到档案资源管理软件中的相关数据库,提供只读性全文,或档案编撰资料,对无权利用的用户可提供别的可替代性档案资料。如果用户索要的信息本校的实体库和虚拟库都没有,可从高校联盟网络数据库中调取。用户也可以通过平台向后台管理人员提出合理化意见或建议,促使高校档案管理平台做好相关的档案服务工作,继而达到个性化的服务。高校档案大数据互动服务平台不仅能更好的满足档案用户的需求,调动用户的主观积极性,提高用户的利用能力,还能让高校档案工作人员通过这个平台获取更多的档案信息和相关动态及新的知识,与档案用户互补盲点,不断完善高校档案利用服务体系。

在当今大数据的网络信息技术环境中,高校的档案机构和其他部门一样,变成了信息系统上的一个节点,或者一个信息资源的集散地或者管理站。因此,目前高校档案机构应该对自己服务方向进行重新定位,及时调整好自己的服务形式、服务内容、服务策略和服务手段,最大程度利用先进的信息技术来丰富档案信息资源,使档案信息在最大程度上为社会所共享与利用。

三、结束语

大数据时代改变了我们的思想观念,改变了我们的生活方式,在《意见》指导下,我们将继续深化高校档案利用服务,牢牢抓住机遇,改进管理,把握档案的发展趋势,为档案用户提供深层次、高质量的服务,为社会各项事业服务。

 

参考文献

[1] 陆懿琦.新时期高校档案利用服务工作初步研究[D].上海交通大学.2010 35-36

[2] 朱伟文.构建高校档案服务互动平台的策略[J].兰台世界.20124):35-36

[3] 谭伟贞.网络条件下高校档案利用服务模式探讨[J].兰台世界. 20132):21-22

[4] 程子彧.论新时期高校档案服务品牌之建立[J].兰台世界.201332):56-57

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