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“我的档案梦”演讲比赛演讲稿选登:当前基层分局税收征管档案实行规范化管理的探索与思考
发布时间:2015/9/15 9:15:02 来源:铜陵市国税局 胡光正 被浏览次数:1766
     税收征管资料是形成于税收征纳活动的第一手材料,它反映了纳税人生产经营的重要信息和税务机关税收征管工作的基本过程。加强税收征管档案规范化管理,对充分发挥税收征管资料的反映、监督和预测职能,实施精细化、科学化税源管理,都具有十分重要的意义。而基层分局的征管资料管理工作长期以来一直是税收管理的薄弱环节,笔者结合基层征管工作经验,对基层分局税收征管档案实行规范化管理作以简要探讨。

    一、税收征管档案管理的现状

    由于基层税务人员承担着繁重的税收任务,存在着“重税收任务轻资料管理”的片面认识,简单地认为只要税收任务完成,花费人力、财力规范征管资料,意义不大。有的甚至认为税收征管档案就是应付上级部门检查的“摆设”,只要本年检查不出现问题,来年再说来年的话,严重影响了税收征管档案的系统性、真实性和连续性。由于思想认识不到位和管理思想不重视,基层分局税收征管档案管理普遍存在以下的问题:

    1、硬件条件缺乏。当前,大多数基层分局现有的资料(档案)室面积小,不能完全存放规定年限内所有纳税人的全部税收征管资料。对资料架、资料盒等的添置明显不足,其他的如打印机、复印机、扫描仪等必要税收征管资料保管和利用设备等因资金紧张、层层报批困难等原因更是配置极少。

    2、软件条件的制约。税收征管档案专职管理人员缺乏,绝大多数都是兼职管理人员。普遍缺乏系统的征管档案管理的认识和知识,管理能力低,这些都制约了税收征管资料的保管和综合利用。

    3、管理基础工作不扎实。基层分局的基础条件差、人手紧,难以配备专职的档案管理人员,再加上近年来配合征管改革的多次基层机构改革和人员调动频繁,对征管档案的交接疏漏,资料散失严重,内容不全,查阅不便,导致税收征管资料整体利用率较低,没有发挥应有的价值,不利于税源管理的精细化。据了解,许多基层分局五年以前的基础性征管资料现在都难以找到,就是上一年度的征管资料也难以实现规范化、系统化的归档管理,日常的税收征管资料清理整理工作陷于面临一检查就集中“补火”的怪圈,影响了税收征管档案管理的延续性。

    4、管理流程不统一。多数基层分局,尤其是征收与管理分离的基层机构,对税收征管资料的采集、传递、接收、录入、归档管理各行其是。管理流程不统一,致使资料残缺不全,重复或机械的向纳税人索要有关征管资料,有的单位在资料建档归档时常常发生上年度的税收征管资料下一年就找不全了,这些问题同样影响了征管资料的系统性、真实性和连续性。

    5、管理职责不明确。税收征管资料,到底是档案管理人员管理,还是由税务人员自行管理;到底是基层管理份局、办税大厅、职能科室管理,还是由区县局机关统一分类管理,在实际操作中始终不够统一、不十分明确,仍然存在相互推诿、扯皮现象。各单位根据各自的经验和工作需要,整理、收集各自认为需要的各类文书资料,又导致了同一纳税人当年形成的征管资料被分成二个或三个部分,增添了推行征管资料“一户式”存储管理的难度,致使资料归档查阅很不方便,致使综合利用、反复运用的价值不高。

    6、管理体制不清。有的由税务人员自行管理;有的由基层分局管理;有的由区县局统一管理。税收征管资料收集传递,录入利用,整理归档,库房管理等都难以形成一个统一的标准,或者执行起来不符合当前基层的工作实际。税务稽查类文书未进入纳税人“一户式”存储管理,同时税务稽查从不调阅税收征管档案。资料传递流程没有涵盖整个征管业务流程,传递手续不严格不规范。这些问题影响了税收征管档案管理水平的不断提高和作用的有效发挥。

    二、关于税收征管档案实行规范化管理的有益探索

    针对税收征管档案管理中存在的问题,结合基层分局税收征管工作实际,遵循科学规范、安全集中、真实准确、简便实用的原则,把税收征管信息化与税收征管资料管理相结合,把税源分类管理、精细化管理与税收征管资料管理相结合,把干部规范执法行为与税收征管资料管理相结合,把个人绩效管理与税收征管资料管理相结合,我们对税收征管档案实行规范化管理进行了积极、有益的探索,创新档案管理机制,全面推进税收征管档案“一户式”存储管理的进程。

    1、管理思想高度重视。对税收征管档案实行规范化管理,既要花费一定的时间和精力,又要投入财力,面对着繁重的税收任务,基层分局每个干部的认识不一致,制约了税收管理水平的提高。我们及时向局领导进行汇报,取得了领导的高度重视,加强税收征管,必须重视纳税人各类涉税资料的基础工作,重视和抓好税收征管档案规范化管理,更是基础工作建设的一个重要内容,此项工作势在必行。争取领导的重视和支持后,通过集中开展学习培训、以会代训、交流讨论等各种形式对基层分局干部进行思想动员,增长知识,提高认识,重点强调了税收征管档案实行规范化管理对提高税收征管的质量和效率的重要作用。

    2、重点理清了管理体制。为了体现税源管理是税收征管的核心,当年度税收征管资料当前应由税收管理员全责,历年税收征管资料进行“一户式”存储移送基层分局档案室,由专职人员进行属地管理;各基层分局具体确定专门人员(分局副分局长和专职档案管理员)负责征管资料的中间传递与征管档案的归档工作,进行分类管理、统一编号、集中归档,做到制度化、规范化;将档案管理与岗位责任考核、个人绩效管理挂钩,要求注意收集、保管好资料;实现计算机检索征管档案的功能,方便了查找税收信息,更好地服务税收征管质量与效率。

    3、统一规范了征管资料传递流程与手续。结合税收管理信息化、精细化、规范化的发展要求,对税收征管资料的采集、录入、整理、移交、保管、归档等过程,制定出科学规范、系统完整、简便实用的管理流程。结合安徽国税征管业务软件平台,征管信息化点击流程与纸质资料传递流程必须同步进行,严格资料传递手续,建立资料传递清册和资料传递清单,清册实行一人一册用于备查防止资料遗失,清单跟着业务流程(软件流程和征管流程)走,实行对税收征管资料层层把关质量,传递结束后,资料传递清单及时上交各基层分局,基层分局可以实时掌握资料传递的时间、资料的缺陷、干部的部分工作记录等,也可据此实行量化考核。如:要求征收部门将每月的税务登记类、纳税申报类、税款征收类及企业财务报表资料,在征收期结束后限时整理完毕后传递管理部门;要求管理部门收集上来的纳税人资料限时传递征收部门受理岗及时录入准确信息后再传递至管理部门;管理部门内部流转资料,包括上报市局职能科室资料,一样按资料传递手续执行,各基层分局分管局领导和职能科室总把关资料的质量、信息的完整性。年度结束后,由税收管理员整理后归档各基层分局档案室,同样要求严格传递手续。通过明确税收征管资料归集、传递流程,使得基层分局内部各岗位工作更加衔接紧凑,进一步确保征管资料归档的完整性、准确性、可靠性、及时性。

    4、规范了征管资料和征管档案分类管理。我们规定所有年度资料在未按规定销毁之前,所有纳税人的征管档案,一律实行“一户式”存储,并按照纳税户经济类型的不同,分为单位纳税人(企业)征管档案,扣缴义务人(行政事业单位)征管档案、临时纳税人(工程项目)征管档案和个体征管档案。单位纳税人征管档案,是重点征管档案,根据基层分局重点税源的特点,可分为外资企业、工业企业、商业企业等类别设置档案架;临时纳税人按照经营性质分类;个体征管档案按片区再进一步分类,如按街道、乡镇或路段。在分类管理基础上,档案目录号统一按照安徽国税征管业务软件自动生成的纳税管理码顺序编制,以方便征管资料的归档和查找,以及便于与征管信息化数据准确性比对。纳税人在年度内的征管资料按照税收征管业务的功能和用途不同,可分为税务登记基础性资料、纳税人认定类资料、发票管理类资料、纳税申报类资料、税款征收类资料、税务稽查类资料、纳税评估类资料、税务行政复议及税收司法案件类资料、税收减免和税款缓缴类资料、纳税信誉等级管理类资料等等,这些资料一环紧扣一环,彼此印证,互相联系,共同构成一个有机整体。

    5、明确了征管资料的管理职责。强化责任是搞好税收征管档案管理工作的保障。基层分局把资料采集、录入与资料整理、归档等工作,列入个人绩效管理,通过资料传递清单等量化数据进行平时工作考核,明确各基层分局干部各自职责,加强沟通,形成有机的相互制约又相互协调、相互促进的管理链条,征管资料做到“收齐无漏及时归档”。尤其是无法录入微机的最原始资料,如带有纳税人签字的税务回证、对纳税人的询问笔录、催缴通知书、纳税评估原始记录等,对于税务机关至关重要,特别是越来越规范化的今天,保留好这些信息,对将来可能发生的税务行政复议,税务诉讼都有极大作用和价值,切实解决了“疏于管理、淡化责任”的问题。

    6、实现了征管资料信息化。深化税收征管档案管理,其落脚点就是让“死资料”变成“活信息”,切实加快税收信息化建设的进程,实现一次采集、反复利用、信息共享。我们充分利用当前安徽国税征管业务软件的采集功能、存储功能、查询功能和维护功能,能够及时对税收征管档案的信息进行添加和删除,确保信息准确完整,确保税收政策落实到位,又同时减轻纳税人重复报送相关资料的负担。

    三、税收征管档案规范化管理带来的成效

    1、全面提升了税务机关的内部管理水平。可以解决“管事”与“管户”之间的矛盾,管理与征收、稽查之间的扯皮。

    2、广大税务干部可以受到规范执法的再教育。实行税收征管档案规范化管理,广大税务干部认真查找以前在执法过程中存在的问题及不足,逐一梳理,进行整改。针对普遍存在的程序不到位,表、证、单、书使用不规范,告知事项不全等主要问题,可以通过资料传递流程进行把关,面对面的讲解,规范了执法行为,使执法意识得到提高。

    3、为征管信息化建设辅平了道路。目前,我市的税收征管信息化建设已迈上了一个新的阶段,各项征管信息手段逐步完善。税收征管档案作为征管信息第一手资料,是信息化建设的基础。税收征管档案的建立健全,管理工作的逐步升级,将形成全面、完整、准确的信息库,并逐步与税收征管的应用软件(包括今后使用国家税务总局开发的软件)兼容,达到协调统一,促进征管工作更加高效、快捷。

    4、为税务机关内部进行了工作考核、个人绩效管理提供了重要依据。上级机关和领导考评基层分局和干部执行政策的情况,工作能力和水平等都以税收征管档案和其它记录材料为主要依据。税务登记和纳税人认定准确与否,适用的税种、税目、税率有关错误,税额计算精确度如何,违章处理是否合理合法,税款的减免有关违反政策现象等,通过查阅税收征管档案就可以了解清楚,并且,税收征管档案管理水平本身就能反映这个单位的工作状况和管理水平。同样,对干部的个人绩效管理考核,可以结合税收征管档案规范管理,资料传递情况,进行量化考核,能够比较真实、全面地反映出干部的工作绩效。

    四、在税收征管档案规范管理中要注意的几个关系

1、内容与形式的关系。对征管档案实行规范化管理,不仅仅是按档案管理要求进行组卷装订,达到形式美观,更重要的是要把征管资料进行分类、归并,使其在内容上有完整性、统一性,能够反映征收管理的全过程,有利用价值。防止重形式、轻内容的错误倾向。

2、集中与分散的关系。实行集中管理是税收征管档案工作的基本要求,它可以防止档案丢失,保证材料齐全。但根据税源管理的特点以及税收征管的核心就是税源管理,当前我们认为税收征管档案不宜移交区县局综合档案室,统一由基层管理分局属地管理各自的税收征管档案更显合理:一是方便随时查阅,二是可以提高利用价值。因而各基层征管单位都应建立档案室,由档案管理专职人员或兼职人员管理税收征管档案,也不应由税收管理员各自管理,以防止人员调动或岗位调动导致资料丢失,但当年度税收征管资料由税收管理员全责,不应分散到征收人员手中。

3、保管与应用的关系。应用是征管档案工作的重点。但从实际情况看,又是一个突出的薄弱环节,提高征管档案规范化管理水平,重点应在应用上下功夫,从效率和效益的观点出发,档案工作的目的也在于应用,要防止重管理、轻应用的倾向。其中纳税评估就是重要的一环。

因而,加强税收征管档案规范化管理,是落实税源管理责任制的客观需要,有助于强化税源监控和加强执法监督,有助于提高税收征管质量和效率,有助于加快税收信息化进程。

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