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浅谈走进企业档案对做好开发利用的重要性
发布时间:2015/11/11 8:52:15 来源:铜陵市有色动力厂 袁秀骏 被浏览次数:2277
 

蔚蓝的天空,火红的六月。我们档案人又迎来了自己的节日“国际档案日”,看到今年档案日的主题“走进档案”,我颇有感触,深感其意义深远。作为一个档案人,如何使自己走进档案;如何使广大人民群众走进档案;如何使我们的社会和企业走进档案,这都是值得我们思考的问题。做为一名企业的档案工作人员,经过多年的工作与实践,我深深的意识到,要想让企业走进和重视档案工作,就必须做好企业档案信息资源的开发与利用,为企业各项工作服务,促进企业又好又快发展

企业要想在日益激烈的市场竞争中得以生存、赢得主动,并不断地发展壮大,创造出更多的经济效益和社会效益,离不开科学的管理、正确的决策、先进的科技、有效的市场开拓机制,而这些又都离不开对企业档案的依赖。企业档案是在企业活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的信息材料包括文字、图表、影片、照片、录音带、录像带等,是企业在各项活动中形成的全部档案的总和,是企业的信息资源和知识宝库。大力开发与利用企业档案信息资源,为企业生产经营和各项工作服务,已日益成为广大档案工作者的一项重要任务。是企业每位档案工作者都应该思考的问题。

一、企业档案是企业重要的信息资源

  企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和,它原始地记录了一个企业的发展过程,对维护企业经济利益和历史面貌、为企业发展服务等方面发挥着重要作用。企业档案记述和反映了企业的经营管理、行政管理、组织管理、生产技术管理、财务审计、人事劳资以及会计及产品生产、科学技术研究、基本建设、设备仪器等重要内容,在企业生产经营活动中起着不可估量的重要作用。例如企业档案可以为企业经营管理决策提供必要的参考;在实施技术改造时,科技档案作为一种技术资源,它的开发利用,可以节省人力物力财力,给企业带来巨大的经济效益;在处理产权纠纷时,它可以提供历史凭证;在判明是非曲直时,它维护企业的经济效益和合法权益;在进行企业资产评估时,它是必不可少的重要依据。企业档案是企业的信息资源和知识宝库,是企业的宝贵财富。不因外部条件的影响而变化,这就为我们开发档案这一重要信息资源提供了客观依据。

二、开发利用档案信息资源是企业壮大竞争实力振兴发展的需要

   早在1984年,邓小平同志就提出:“开发信息资源,服务四化建设。”信息时代的到来,知识和信息越来越成为比资产更重要的资源。企业档案是一种重要的信息资源,企业要壮大竞争实力,振兴发展,就要大力开发利用档案信息资源,从企业档案信息中获取有价值的东西。例如:我公司积极开发利用档案信息资源,主动为企业、为生产、为一线服务,几年来,共节约资金两百多万元,同时,在人力资源、退休人员档案预审、热电项目首次监检、热电节能管理、办理动力厂取水许可证、员工调资、“三标一体化”、 设备管理认证、卓越绩效工作也提供了可靠的依据。几年来,我公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《生产经营经济指标分析》、《历年来水量、电量统计表》、《科研成果汇编》十几种的编研材料,同时还编制了检索工具1832册,对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。

三、怎样开发利用档案信息资源

  利用是档案工作的最终目的,也是对档案工作质量的有效检验。档案信息资源的开发利用是档案部门的中心任务,那么怎样才能有效地开发利用档案信息资源,更好地为企业生产经营和各项工作服务呢?

1.树立服务意识,增强效益观念,让企业走进档案

  企业的需要,是企业档案存在的前提,企业是一个以赢利为目的的社会组织,企业的一切工作都必须以生产经营为中心,档案工作也必须服务于企业生产经营。正确认识自身的价值和位置,坚持服务宗旨,在服务中求生存,在提高服务质量中求发展。最大限度地满足企业的利用需求,尽可能多参与生产经营活动,使企业员工认识档案的价值,感到档案是企业生产经营活动的重要组成部分。

  市场经济的实质是效益经济,在现代企业制度下,企业的任何活动都要服从于效益原则。拥有用户是档案事业存在和发展的关键。但是,由于最初“重藏轻用,以藏为主”的观念一直到今天还在一部分档案工作者的头脑中不同程度地存在着,我认为档案部门可以借鉴一些服务行业的做法,开展优质服务、规范服务、承诺服务,改良服务态度,提高查全率、查准率,使利用者高兴而来,满意而归。重新强调档案机构的服务性宗旨是十分必要的,即要“一切为了用户”。以档案用户为中心,积极开展各种深层次的档案信息服务。几年来,我公司累计利用档案材料6000多卷次,而且还以详实的资料性和权威的原始凭证性,解决了多起经济纠纷,创造了良好的经济和社会效益。

2.加强宣传,扩大影响,让职工走进档案

  档案管理是一项默默无闻的工作,档案工作者是幕后英雄。要让人们认识自己、认识档案工作的重要性,取得他们对档案工作的支持,首先要加强对档案工作的宣传,让广大职工了解档案工作的性质、地位和作用。档案用户的档案意识强弱与否对档案利用很有影响。客观地说,目前企业需要利用档案的人并不少,但实际利用档案的人数并不是那么多。这其中的原因之一,就是不少人缺乏档案意识,不懂得或者不知道利用档案。反之,经常利用档案的用户,其档案需求一般比较专深复杂,并且极力希望、要求业务水平较高的档案人员进行更深入的档案咨询服务。档案部门必须借鉴现代企业的经营思想和市场营销观念,大力开发档案信息资源。具体可以通过广播、电视、报纸、互联网等大众传播媒介和举办档案展览、举办培训班、开展专题讲座等形式,大力加强对档案和档案工作的宣传,着力普及档案知识和提高企业员工的档案意识,逐渐改变人们对档案和档案工作的神秘感和陌生感,培养人们自觉利用档案的意识。同时教会人们怎样走进、利用档案,交给人们打开档案信息宝库的钥匙。

3.加强档案培养,让自己走进档案

  知识经济时代最大的特点是以人为本,人是一切生产要素中最活跃、最积极的因素,没有高素质的人才,就不会有出色的工作,所以,优质的档案工作者将成为当代档案事业最重要的资源和首要财富。我国档案事业与发达国家的差距,不仅表现在信息技术的硬件设施上,更表现在档案人员的能力和素质上。档案是知识、信息的载体,档案事业是传承社会记忆、再现历史面貌的重要文化事业,而具有创新精神的档案工作人员又恰恰是档案事业发展的内在动力。要把档案人员的积极性与创造力充分调动和发挥出来,建设一支优秀的高素质的档案工作队伍。档案工作者是档案利用中不可缺少的、最有活力的、最关键的要素之一。档案工作者能否正常地发挥其整体功能,这不仅取决于档案工作人员之间关系的协调状况,同时还取决于档案工作人员的素质。要努力建立学习型的档案组织机构。“学习型组织”是指有目的地构造相应的组织结构和战略,来实施和增强组织学习。组织学习是一个动态的概念,它强调了组织持续变化的特征。环境的不确定性越大,组织的学习需求也越大。组织学习的目的是为了提高组织的适应性和效率。通过组织学习,能够保持组织的革新能力,提高竞争力。

开发档案信息资源,让大家走进档案,利用档案是一项系统工程,是对人类精神财富的升华和再创造,是一项功在当今、利于后世的伟业。因此,要在实践中始终坚持求真务实的态度,勤奋学习,勇于探索,使档案工作更好地为企业发展服务。

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