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我市公安机关档案工作现状暨各级档案员工作任务
发布时间:2016/2/17 16:08:29 来源:铜陵市公安局 谢萍 被浏览次数:2525

我市公安机关档案主要包括文书、专业、会计、声像、科技(含基建)、离世干部(离世后满5年)、电子等七大门类档案工作组织管理采用统一领导、分级管理模式即市局对县局、各分局档案管理行使指导、监督职能;市局、县局、各分局均成立本机关综合档案室,负责本机关各部门各门类档案(县局七大门类,各分局不含干部档案)的收集归档和集中保管;县局、各分局所辖派出所均成立了综合档案室,负责有关户籍、业务、文书、声像等四类档案的收集归档和集中保管。各单位档案工作均有主要领导分管;库房内配备了专职或兼职档案员;有档案库房;配备了密集架、档案柜、空调、除湿机、防磁柜、灭火器等档案专用硬件设施;统一安装了重庆思源档案管理软件,全市共62个客户端。 市档案行政管理部门每年下半年对全市各单位(含我局市局机关)开展一次档案年检,另要求我市局必须对县局、各分局及部分市局部门开展一次系统内部的档案年检,主要检查上年度生成材料的归档情况。市局、县局和各分局(含辖区各派出所)综合档案室每年上半年开展整理归档上一年度本机关各部门生成的各门类档案;市局实行部门立卷,由各部门按规定流程负责收全并整理各类材料,完成归档并移交市局综合档案室。市局据实及时制发市局机关归档情况通报。部门立卷法利于明确和落实责任、确保档案材料更加齐全完整。市局于下半年对分县局等单位开展年检,检后制发通报,对存在的问题提出整改措施、对好的做法提出表扬促使其继续发扬传承,利于后进学先进、相互学习交流。

市公安机关各级综合档案室除了负责统一接收本级档案和指导监督档案整理归档外,还有如下工作任务负责室藏档案的安全管理;负责日常按有关规定提供各类档案查阅利用及登记工作;负责各类档案统计、分析和专题编研工作;负责监督指导和做好本级档案信息化工作

各级档案员做好本职工作最根本的部分就是如何归档公安各门类档案?省公安厅于2014年6月印发了《安徽省公安档案归档流程及管理制度》手册,市局也参照手册并结合实际印发了文件《铜陵市公安机关专业档案归档流程》(铜公通【2014】77号)。另市局还修订、制发了文件《关于印发<铜陵市公安机关档案管理制度>和<铜陵市公安机关文件材料归档范围和公安文书档案保管期限规定>的通知》(铜公通【2013】37号)、《关于全面实行部门立卷归档工作的通知》(铜公通【2013】41号)、《关于印发<铜陵市公安机关文书档案归档文件整理实施细则>的通知》(铜公通【2013】150号)、《关于印发<铜陵市公安机关档案分类编号方案>的通知》(铜公通【2013】151号)、《关于加强户籍档案管理的通知》。这些制度对归档公安文书、专业、声像、会计、离世干部、实物、基建、派出所户籍及业务档案的归档范围、具体操作流程做了详尽的说明。

市局机关、交警支队、看守所和县局机关综合档案室收集档案门类较齐全,在业务建设方面,会计、声像、离世干部、实物、基建档案需要参照有关规定做进一步完善工作。各分局综合档案室目前主要收集了近几年的文书、专业和会计档案,在收全档案方面还要着力加强收集声像、实物和基建等科技档案,按照要求整理归档。市、县各派出所档案目前按要求规范管理的有2013、2014和2015年户籍档案,派出所业务、文书、声像档案管理工作都亟待开展落实。

各级档案员在工作实践中还要处理好如下几个事宜

一是要严格区分开文书档案和文件汇编。文件汇编不做为档案管理、不入库,是档案材料的补充,通俗地说,它是实现查阅利用范围更广的资料汇编。实践中综合档案室每年要编制本机关发文汇编、收文汇编、档案工作整年工作材料汇编和整年档案制度汇编。发文汇编主要由本机关印发的有文件编号的和其它重要文件构成,通常按文件编号顺序排列;收文汇编由公安部、厅或市直部门等其它单位制发的文件组成,内容多为公安党群、行政管理、业务等方面规范性文件;档案工作整年工作材料汇编主要汇集了各级综合档案室一年以来开展的各项档案工作形成的材料,通常按内容重要程度和时间顺序排列;整年档案制度汇编由全年内公安系统、档案系统及本机关制发的各类档案制度文件组成,按内容和时间顺序排列。

这些文件汇编能够向我们脉络分明地展现一年度档案工作框架和未来档案工作趋势,促进档案工作者们井然有序地履行管理职能。尤其是当档案人员变动时,新人能够通过对完备的档案汇编材料和有关档案的了解和学习,迅速进入工作角色,主动开展工作,确保档案工作不脱节、不间断良性发展。

二是要做实档案信息化基础工作。做好此项工作近期意义是查询档案快捷方便、手到擒来;长远地看,为实现将来全省、全国档案资源共享、促进公安工作效能建设事业奠定基础、贡献力量。做好这项工作要在纸质文件完成整理编排的基础上进行,需要各级档案员及时将归档的各门类档案条目录入软件,有条件时再集中或及时完成档案数字化扫描。全局2015底刚完成全局档案软件安装,各级档案员要通过多学习、多练习来熟练掌握软件使用技能,为做好2016年档案归档工作做好充分准备。

三是要建立档案索引双套制。档案说得通俗点,它是由档案实体和检索实体的工具两部分组成,检索工具又称为索引。索引双套制就是要求:软件本身要具备快捷检索各门类档案的功能,各级综合档案室还要制作一套纸质索引。纸质索引不可或缺,譬如一线实战单位的兼职档案员在岗时,其可以随时从自用电脑中迅速调取所需档案的路径;在档案员夜晚或其它不在岗的特殊时段里,值班民警查档使用兼职档案员电脑会有诸多不便,而利用纸质索引就方便多了,可以随时根据实时警情、随时调阅查实。这样不仅能及时快捷完成工作任务,纸质索引发挥的作用在树立、强化全警档案意识方面也有不容小觑的力量。

四是关于档案工作目标管理升级的问题。市局机关综合档案室于1991年10月通过安徽省机关档案管理省二级考评验收,至今没有参加复评。近年来据有关规定,档案管理等级有效期为五年,我局机关综合档案室管理等级评定早已过此期限。省厅在2012年检查我局档案工作时也明确指出我局机关综合档案室在诸多方面管理水平已达到较高水平,对我局提出了要尽快达到档案管理省特级标准的要求;在省厅文件《2013年全省档案工作要点》(皖公办【2013】41号)提出“……加强对安庆、铜陵、宣城、淮北、宿州、广德县公安局档案晋升省特级单位的指导协调工作……”。近两年来市局正对照《安徽省机关档案工作目标管理考核办法》及《安徽省机关档案工作目标管理考核内容和评分标准》(皖档发【2011】18号)积极筹备此项工作,解决了此前津科档案软件使用不畅、管理滞后的问题,全局统一更换安装了和省厅同步的思源档案软件;现正着手邀请省、市档案行政管理部门、省厅等专家来我局现场指导具体升级事宜,其后即遵照指导意见开启此项工作。我局看守所于2014年底顺利通过档案等级复评工作,档案管理水平达省一级标准。县局、各分局、交警支队及各派出所等单位也应立足自身、脚踏实地在完成现有任务的前提下,周密筹划,结合升级工作,积极争取档案工作实现规范化管理的目标。

   我市公安机关档案管理工作是否能够长效稳定发展、是否能够发挥应有的巨大作用,各级档案员肩负着义不容辞的责任。大家都行动起来吧,为全市公安档案事业蓬勃发展、欣欣向荣、为推进“四项建设”而贡献自己的智慧和力量!

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